Một số điểm lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo

lưu ý khi dùng văn phòng ảoVăn phòng ảo là hình thức cho thuê địa chỉ toà nhà để làm giấy phép đăng ký kinh doanh và đặt văn phòng đại diện để tiếp khách đang được nhiều đơn vị sử dụng.

 

 

Với vai trò là một trong những đơn vị chuyên thiết kế và thi công nội thất văn phòng cũng như cung cấp các sản phẩm nội thất văn phòng, Vietdecoration chúng tôi đã hợp tác cùng nhiều đơn vị chuyên kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng ảo để kiến tạo nên những thiết kế văn phòng chuyên nghiệp và đẹp trong thời gian qua.


Trong khuôn khổ bài viết này, tôi xin chia sẻ một số điểm cần lưu ý khi bạn sử dụng văn phòng ảo.

 

1. Vị trí kinh doanh đắc địa, khu vực trông giữ xe

Địa điểm văn phòng ảo cần gần khu trung tâm thương mại và dân cư để đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng tiếp cận và phải có bãi trông gữi xe rộng và thuận lợi.

 

2.  Hợp đồng đa dạng, thuận lợi với các gói dịch vụ để tiết kiệm chi phí

Bạn có thể lựa chọn 1 hợp đồng có từ 2 hoặc nhiều vị trí để sẵn sàng đón tiếp những đối tượng khách hàng khác nhau ở những vị trí khác nhau.

Các gói văn phòng ảo từ cơ bản (Save, Ecom), tiêu chuẩn (Standard) đến cao cấp (Plus và RePlus) sẽ đáp ứng cho từng nhu cầu sử dụng khác nhau đối với từng cá nhân riêng lẻ đến các tổ chức đơn vị doanh nghiệp hay Công ty lớn.

 

3. Lễ tân văn phòng chuyên nghiệp

Lễ tân của văn phòng ảo là người cần được đào tạo bài bản nắm vững chuyên môn, thông thạo ngoại ngữ sẽ hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của bạn nhiệt tình nhất khi họ cần tìm gặp bạn hoặc bạn chưa có mặt ở đấy.

lễ tân cho văn phòng ảo

 

4. Bảng tên Công ty được thiết kế và treo trang trọng

Đối với văn phòng ảo, bảng tên Công ty của bạn được thiết kế theo kích thước chuẩn quy định của toà nhà, được treo đúng vị trí để khách hàng dễ dàng tìm kiếm và nhận biết cũng như tìm kiếm.

Ngoài ra một số đơn vị cung cấp văn phòng ảo còn có cả bảng điện tử hiển thị tên Công ty và địa điểm của văn phòng trong tòa nhà.

 

5. Lưu ý đến diện tích phòng họp và chi phí phòng họp.

Tùy theo tính chất công việc mà bạn có thể thuê phòng họp hoặc không, thông thường mỗi phòng họp sẽ có sức chứa từ 03 đến 30 người với đầy đủ các thiết bị cần thiết giúp cuộc họp của bạn thành công tốt đẹp.

Các phòng họp này có thể sẽ được tính chi phí theo giờ thuê hoặc ngày thuê hoặc cung cấp miễn phí phòng họp nhỏ theo số lần sử dụng trong tháng.

 

phòng họp cho văn phòng

 

6. Có trách nhiệm trong việc tiếp nhận và bảo quản bưu phẩm

Chắc chắn văn phòng của bạn sẽ nhận được những chứng từ, bưu phẩm theo địa chỉ của văn phòng ảo. Đơn vị kinh doanh văn phòng ảo phải có trách nhiệm nhận, bảo mật sự riêng tư và lưu lại tất cả các thông tin cần thiết và thông báo với bạn để bạn có thể đến lấy một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.

 

7. Có trang bị Internet với tốc độ cao

Việc sử dụng Internet wifi trong công việc là điều không thể tránh khỏi, bạn cần lưu tâm đến tốc độ truy cập, cũng như số lượng thiết bị được kết nối vào mạng khi tiến hành thuê văn phòng ảo.

 

8. Thiết kế và không gian văn phòng đảm bảo làm việc hiệu quả

Sự thiết kế kết nội thất văn phòng cần phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của bạn, sẽ là một thuận lợi khi văn phòng ảo có một thiết kế hiện đại, tận dụng được ánh sáng tự nhiên nhưng đảm bảo được tính riêng tư, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn hoặc những hoạt động xung quanh để mang lại hiệu quả cho công việc của bạn.

 

9. Các thiết bị văn phòng và hỗ trợ khác

Ngoài những tiện ích về văn phòng và nhân viên, đến với văn phòng ảo bạn có thể được sử dụng các tiện ích về cơ sở thiết bị văn phòng như  máy in, photocopy, máy fax... Một số đơn vị còn hỗ trợ cả việc Thành lập doanh nghiệp nhằm giúp bạn hoàn thành những thủ tục về  Giấy phép kinh doanh, Mã số thuế, Con dấu tròn, Đăng bố cáo, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký nộp thuế điện tử....

 

10. Không cần tiền cọc, dễ dàng chuyển đổi

Một số đơn vị cung cấp văn phòng ảo không thu của bạn bất kể một khoản tiền đặt cọc nào! Thậm chí khi bạn sử dụng văn phòng ảo bạn có thể dễ dàng chuyển đổi từ văn phòng ảo thành chỗ ngồi làm việc cố định.

 

Trên đây là 10 vấn đề bạn cần quan tâm khi quyết định sử dụng văn phòng ảo. Đây chính là một trong những xu hướng hiện nay cho những đơn vị muốn thử nghiệm và bước đầu kinh doanh mà không mất nhiều tiền vào đầu tư hạ tầng.

 

Sử dụng văn phòng ảo giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh. Văn phòng ảo giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc và cơ sở hạ tầng văn phòng.

 

Đối với các doanh nghiệp khi mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh trong môi trường cạnh tranh trong khi chưa có nhiều vốn để thuê một văn phòng làm việc cũng như các khoản đầu tư và chi phí văn phòng khác thì việc sử dụng văn phòng ảo là một sự lựa chọn tốt nhất.

 

Nếu bạn cần tư vấn thêm về thiết kế thi công nội thất văn phòng hoặc thiết kế văn phòng trọn gói, xin hãy liên hệ với tôi theo số điện thoại 090 329 5000 để nhận được sự trợ giúp kịp thời

Trân trọng!

 
Think, Work & Success!