Văn phòng hiện đại không phải chỉ đơn thuần có một thiết kế nội thất hiện đại mà đi cùng với đó phải là việc ứng dụng những công nghệ hiện đại mới để tăng hiệu quả và năng suất lao động.
Có rất nhiều văn phòng đã trải qua nhiều bước tiến từ sự phát triển và ứng dụng những công nghệ hiện đại nhờ công nghệ thông tin trong những năm qua. Cụ thể phải kể đến những khái niệm như “văn phòng không giấy tờ”, “văn phòng điện tử”, gần đây ta nghe nói đến công nghệ thông tin 4.0 thì việc ứng dụng có ảnh hưởng đến lớn đến công tác quản trị văn phòng với những thay đổi phương thức làm việc của mọi người.
1. Việc ứng dụng công nghệ di động và thiết bị không dây
Một trong những lực lượng lớn nhất cho sự thay đổi là sự xuất hiện của công nghệ di động và không dây.
Trước đây, khi chưa có công nghệ không dây, những thiết bị của chúng ta phải kết nối nhằng nhịt bằng một hệ thống dây cáp để có thể sử dụng máy in chung, đường truyền internet chung, máy chủ chung…
Ngày nay, nhờ có công nghệ này mà việc sử dụng dây nối được hạn chế rất nhiều, việc ứng dụng của các thiết bị di động ngày càng nhiều, mỗi cá nhân khong cần phải ngồi liên tục cùng với chiếc PC mà có thể dùng máy tính bảng hoặc dùng điện thoại di động hoặc các thiết bị khác đến các khu vực làm việc chung để có thể tìm kiếm thông tin hoặc thảo luận các vấn đề với đồng nghiệp của họ trong quá trình làm việc.
2. Xóa bỏ sự lộn xộn và mất thời gian tìm kiếm
Khi ứng dụng CNTT vào việc trao đổi thông tin cũng như lưu trữ các văn bản giấy tờ, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều không gian để dành cho công việc khác. Nó sẽ tiết kiệm được thời gian khi bạn cần tìm kiếm một thông tin hoặc văn bản giấy tờ nào đó.
Chính việc áp dụng CNTT vào trong việc trao đổi thông tin và lưu trữ được số hóa đã giúp các công ty tránh được tình trạng lộn xộn của những giấy tờ và tạo ra được những khoảng không gian mở cho nhân viên làm việc hiệu quả.
Việc sử dụng văn bản điện tử để trao đổi thông tin giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí trong quá trình trao đổi, theo dõi được quá trình xử lý và nội dung công việc, làm tăng năng suất lao động và góp phần thúc đẩy quá trình phát triển theo mô hình văn phòng không giấy tờ cũng như một văn phòng điện tử.
3. Quản lý bằng văn phòng điên tử
Theo định nghĩa chung thì một văn phòng điện tử có tính năng quản lý văn bản tự động. Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật theo trình tự thời gian, phân loại công văn, phê duyệt công văn... Ngoài ra, chức năng bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.
Văn phòng điện tử là mô hình làm việc hoàn toàn online, quản lý, làm việc trên hệ thống phần mềm kết nối thông qua internet. Do vậy, lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân công, giao việc tại bất cứ đâu có mạng internet thông qua smartphone, máy tính bảng, máy tính.
Quản lý văn bản và điều hành để hình thành mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ cho phép các cơ quan tổ chức quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho việc in ấn, lưu trữ, chuyển phát văn bản theo như cách thức thủ công trước kia.
4. Họp trực tuyến
Văn phòng điện tử còn được thể hiện qua việc tiến hành các cuộc họp trực tuyến từ xa mà không cần phải gặp trực tiếp. Nội dung cuộc họp sẽ được các bên trực tiếp trao đổi, thảo luận thông qua hệ thống camera và màn hình hiển thị.
Họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại và tăng tính tương tác cởi mỡ giữa các bên vì họ được ngồi ngay tại văn phòng của họ.
Nếu bạn đã sẵn sàng chuẩn bị cho một văn phòng hiện đại, hãy bắt đầu ngày bằng việc ứng dụng CNTT và thiết kế nội thất văn phòng theo hướng mở hiện đại với những khu vực làm việc mở, thiết kế phòng họp trực tuyến... hãy liên hệ với tôi theo số điện thoại 0903.295.000 để được tư vấn trực tiếp
Trân trọng!