Cho dù bạn làm việc tại văn phòng hay tại nhà thì việc tổ chức một không gian làm việc hiệu quả một cách khoa học và tốt cho sức khỏe của bạn là điều cần thường xuyên phải tiến hành thực hiện.

Nếu bạn không thường xuyên tổ chức sắp xếp gọn gàng để có một không gian làm việc thoải mái nó sẽ làm giảm năng suất lao động của bạn. Chẳng hạn như bạn phải làm việc giữa một đống giấy tờ lộn xộn cùng những đồ đạc để bừa bãi trên bàn như điện thoại, bút, máy tính, sổ ghi chép…

Dưới đây là 5 lời khuyên để bạn có một không gian làm việc có tổ chức nhằm làm việc hiệu quả hơn. Những lời khuyên này dựa trên một phần của những tiêu chuẩn 5s (Dễ bắt đầu và tiếp tục; không tốn nhiều tiền để hành động; tiết kiệm tiền vì có ít chất thải hơn; khuyến khích giao tiếp tốt hơn tại nơi làm việc; giảm nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe tại nơi làm việc.) để thực hiện một cách đồng bộ và có hệ thống nhằm đảm bảo chất lượng làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng tiện lợi để nâng cao chất lượng công việc tối đa.

1. Sử dụng bàn làm việc đúng với mục đích đó là nơi để viết, vẽ, thiết kế, hay đặt máy tính làm việc để sử dụng cho phù hợp với tính chất công việc của bạn. Các giấy tờ cần lưu trữ hay hay tài liệu tham khảo không nên để trên bàn mà nên để trên ngăn hoặc hộc tài liệu.

Không để tài liệu dưới ngăn bàn, hoặc đặt trên mặt đất quanh khu vực bàn làm việc, bởi nó làm bạn luôn có cảm giác bề bộn trong công việc và rất có khả năng hỏa hoạn xảy ra nếu bạn có thói quen hút thuốc ngay tại bàn làm việc.

2. Dành riêng một khu vực chuyên xử lý các giấy tờ, như yêu cầu xử lý nội dung công việc, giải quyết văn bản giấy tờ, công văn bằng một khay đựng có nhiều tầng để phân chia những nội dung cần giải quyết sớm, nội dung chưa giải quyết và đã được giải quyết.

Thường xuyên sắp xếp lại các loại giấy tờ, văn bản để bỏ đi những loại như giấy mời, giấy nhắc việc sau khi đã xử lý xong, cất gọn các văn bản giấy tờ đã giải quyết và cần lưu trữ vào một nơi riêng biệt được đánh số thứ tự theo ngày tháng và chỉ mục liên quan để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và tra cứu sau này.

3. Tích cực số hóa các văn bản giấy tờ để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, xử lý hoặc đọc lại nội dung đã giải quyết trên máy tính thay vì phải lục lọi trong đống giấy tờ đã được lưu trữ.

Thường xuyên lau chùi các thiết bị điện, điện tử như quạt, máy tính, máy in… để phòng tránh bụi bẩn bởi các thiết bị này khi hoạt động luôn tích điện nên hút một lượng bụi khá lớn.

4. Thường xuyên đứng dậy đi lại sau mỗi 1 tiếng làm việc, hoặc thay đổi trạng thái trong quá trình ngồi làm việc sau mỗi 30 phút, sử dụng bàn làm việc có thể nâng hạ độ cao và ghế ngồi tương ứng để tạo được sự thuận lợi nhất trong quá trình làm việc cũng như thay đổi trạng thái làm việc.

Nên đi dép trong văn phòng và có thể đi đất trong quá trình làm việc tại văn phòng thay vì đi giầy.

5. Giữ cho hệ thống dây điện xung quanh bàn làm việc gọn gàng, tránh nguy cơ chân của bạn có thể va phải mỗi khi ngồi làm việc hoặc bị vướng mỗi khi  ra vào chỗ ngồi.

Không vứt rác ngay tại quanh nơi làm việc, chủ động thực hiện và duy trì các nội dung trên đồng thời kêu gọi các thành viên khác trong công ty cùng nhau thực hiện nhất là đối với những Công ty đang thực hiện và hoạt động theo hệ thống văn phòng 5S cần lưu ý rằng hệ thống 5S phụ thuộc vào từng nhân viên văn phòng theo hệ thống và trách nhiệm thực hiện phần công việc của họ.

Nếu bạn có nhu cầu tư vấn thiết kế văn phòng trọn gói theo tiêu chuẩn 5S, hãy liên hệ với tôi theo số điện thoại 090 329 5000

Trân trọng kính chào!