Ứng dụng công nghệ trong văn phòng và trong các hoạt động làm việc trong văn phòng trong thời đại 4.0 ngày nay là không thể thiếu, nhưng mức độ sử dụng đến đâu để phù hợp và thúc đẩy năng suất lao động của nhân viên trong các hoạt động kinh doanh của đơn vị.

2. Hợp lý hóa quy trình làm việc văn phòng của bạn với công nghệ

Tăng năng suất thông qua kết nối: Thúc đẩy việc sử dụng các giải pháp CNTT về kết nối không dây trong văn phòng, các phần mềm có thể kết nối và làm việc từ xa, kết nối và truyền tải hình ảnh trực tiếp các cuộc thảo luận hoặc hội họp….

Tự động hóa khi có thể: Hãy áp dụng ngay đối với những công việc mang tính thủ công và có thể tự động hóa được, bạn có thể thay thế việc trả phí hàng tháng cho những nhân viên làm những công việc này bằng sự cải tiến và áp dụng tự động hóa trong quy trình sản xuất hoặc kinh doanh của đơn vị mình.

Cần theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân: Bạn cũng cần có một cơ chế để giúp những người quản lý có thể theo dõi và nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng cá nhân thông qua các báo cáo, kết quả thực hiện hoặc quá trình thực hiện công việc của họ. Đối với những nhân viên thực hiện tốt công việc, thậm chí có khi vượt mức mong đợi, bạn có chính thức lưu ý, khen ngợi và khuyến khích thành quả của họ không? Từ đó có thể hiểu được điểm mạnh, điểm yếu để giúp họ hạn chế nhược điểm và phát huy ưu thế trong các công việc nhằm mang lại két quả cuối cùng là chất lượng và năng suất lao động chung của toàn đơn vị.

Hiện nay có một số phần mềm có thể đánh giá hiệu suất hiệu làm việc của từng cá nhân dựa trên các phương thức, tiêu chí, quy trình, tiêu chuẩn đánh giá xếp loại các chỉ số KPI của riêng Công ty, đơn vị bạn.

Trong thời đại kỹ thuật số, nhiều văn phòng sẽ không có giấy tờ và sử dụng các ứng dụng cộng tác như Evernote, Dropbox hoặc Google Drive. Các giải pháp về việc lưu trữ công văn giấy tờ có thể thực hiện bằng kỹ thuật số và phần mềm để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất các nội dung một cách nhanh nhất, cũng đừng quên thực hiện sao lưu thường xuyên để bảo vệ thông tin của mình.

3. Mỗi năm có kế hoạch thay đổi, sửa chữa hoặc bố trí lại không gian cho phù hợp

Thiết lập hoặc thiết kế lại văn phòng luôn là một cơ hội tuyệt vời để bắt đầu sử dụng không gian trong văn phòng một cách hiệu quả hơn. Bắt đầu bằng cách yêu cầu nhân viên của bạn xử lý tại không gian làm việc cá nhân của họ, yêu cầu rà soát và loại bỏ bớt những giấy tờ không cần thiết, có thể bố và sắp xếp lại không gian để đáp ứng nhu cầu của bộ phận hoặc cá nhân cụ thể.

Tạo không gian lưu trữ tại khu vực dễ tiếp cận, sạch sẽ để sắp xếp các hộp tài liệu cần thiết một cách khoa học, nơi chứa những thiết bị hư hỏng để có kế hoạch sửa chữa hoặc thanh lý.

Qua đó bạn có thể đầu tư trang thiết bị văn phòng mới nếu bị hư hỏng, có thể trang trí lại nội thất bằng việc thay đổi mầu sơn hoặc bố trí lại không gian cho hợp lý hơn.

4. Sử dụng đồ nội thất bằng những mô đun bàn văn phòng có sẵn hoặc theo thiết kế

Đầu tư vào đồ nội thất văn phòng với chất lượng cao có thể là một trong những khoản đầu tư tốt nhất cho văn phòng, nhưng bù lại nó làm cho nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn và được bảo vệ sức khỏe nhiều hơn so với những đồ nội thất có chất lượng trung bình, giúp hạn chế các bệnh văn phòng như đau cổ, đau lưng và vai.

Hãy sử dụng đồ nội thất linh hoạt như bàn điều chỉnh độ cao linh hoạt, ghế ngồi điều chỉnh phù hợp khi làm việc cùng hệ thống giúp đỡ cột sống và cổ…

Cần tạo các không gian làm việc khác nhau trong một khu vực: Sử dụng các vách ngăn phòng di động, vách bàn làm việc cùng các mô đun linh hoạt và dễ thích ứng để có thể tháo rời và dễ dàng lắp ghép lại với nhau trong các môi trường làm việc khác nhau của một khu vực hoặc tăng cường sự hợp tác trao đổi trong một khu vực mở giúp các nhân viên dễ dàng tìm được những giải pháp tốt thông qua trao đổi cùng các đồng nghiệp khác.

Sử dụng các sản phẩm giảm tiếng ồn bằng vách kính để thiết lập khu vực phòng họp cách âm lại tận dụng được ánh sáng và không gian không bị hạn chế tầm nhìn.

Xem tiếp phần 3