Hãy tiếp tục tìm hiểu xem bạn cần phải chuẩn bị những gì trước và trong khi tiến hành cải tạo văn phòng

4. Giữ liên lạc và thông tin kịp thời với bên cung cấp dịch vụ tư vấn và chủ nhà.

Bên cung cấp dịch vụ tư vấn sẽ cần tham khảo ý kiến của bạn trong quá trình thiết kế cải tạo văn phòng để đáp ứng được đầy đủ những tiêu chí mà bạn đã nêu ra trong bước 3. Tuy nhiên bạn lưu ý đến bên thứ 3 đó là chủ nhà (nếu bạn đi thuê), chủ nhà cũng là người có trách nhiệm và nghĩa vụ phải nắm được tình hình trước và sau khi tiến hành các cải tạo.

Là chủ đầu tư bạn cần trao đổi và thường xuyên kiểm tra tiến độ thi công để đảm bảo công việc của bạn không bị thay đổi so với kế hoạch đã định ra.

Bạn cũng cần trao đổi với những nhân viên sẽ làm trong khu vực đó, để tham khảo sở thích và tính cách của họ để tạo được không gian phù hợp với toàn bộ công trình.

Về phía đơn vị thiết kế văn phòng trọn gói sẽ cập nhật đầy đủ các ý kiến của chủ đầu tư để thiết kế và lên kế hoạch thực hiện, tiến độ thực hiện, có đội ngũ giám sát thi công để đảm bảo chất lượng, kiểu dáng, mầu sắc và tiến độ thực hiện theo đúng với cam kết.

5. Thông báo với nhân viên về nơi làm việc mới của họ.

Có lẽ yếu tố quan trọng nhất của việc cải tạo văn phòng của bạn có thành công hay không là nhân viên của bạn có hài lòng và thoải mái để làm việc với không gian mới hay không, hãy khích lệ họ hiểu một cách tích cực khi bạn thay đổi về nơi làm việc, hoặc tiến hành sự cải tạo để mang lại cho họ một nơi làm việc tốt hơn, nhằm đáp ứng được các điều kiện làm việc tốt hơn, nâng cao bảo vệ sức khỏe của họ.

Cần nhớ rằng, nhân viên của bạn cần một thời gian ngắn để làm quen với những thay đổi này, và khuyến khích họ phản ứng tích cực và thay đổi thói quen làm việc để phù hợp với những trang thiết bị mới, nhất là việc ứng dụng CNTT trong việc xử lý công việc hàng ngày.

Nếu việc đổi mới có liên quan nhiều đến CNTT, bạn chắc chắn cần phải đào tạo để họ có thể tiến hành các công việc một cách suôn sẻ, trong thời gian đầu cần phải có người hướng dẫn cụ thể để hướng dẫn.

6. Duy trì đáp ứng điều kiện làm việc tốt hơn sau khi cải tạo.

Một phần lý do của bạn đằng sau việc cải tạo là để cải thiện năng suất làm việc, và hãy nhớ rằng trong quá trình cải tạo, bạn cần đầu tư đầy đủ các yếu tố về hạ tầng cơ sở như diện tích làm việc, trang bị máy móc, sản phẩm nội thất văn phòng mới và linh hoạt, đó là cơ sở để giúp cho năng suất của nhân viên tăng lên.

Không nên vì việc đầu tư cải tạo mà lại làm ảnh hưởng, thậm chí giảm năng suất lao động của mọi người. VD như sau khi cải tạo thì tiếng ồn tăng lên, ánh sáng thiếu hoặc thừa, không gian bố trí bị thiếu hụt…

Mặc dù những yếu tố bất lợi này đã được bạn cùng với đơn vị tư vấn xem xét ngay từ đầu, nhưng vì lý do nào đó mà bạn yêu cầu sửa chữa, hoặc thay đổi để cắt giảm chi phí thì đây là điều không nên làm, vì kết cục nó sẽ không mang lại kết quả gì cho bạn.

7. Thực hiện việc cải tạo văn phòng khi nào là hợp lý

Khi hợp đồng thuê văn phòng của bạn hết hạn, việc chọn giữ nguyên vị trí hoặc nâng cấp không gian hiện tại của bạn có thể mang lại khoản tiết kiệm đáng kể.

Trên đây là những điểm mà bạn cần quan tâm khi quyết định cải tạo lại văn phòng nhằm tăng năng suất lao động. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm những thiết kế nào trong văn phòng của bạn cần được nâng cấp, hãy gọi điện cho tôi theo số 090 329 5000 để được tư vấn cụ thể hơn.