Văn phòng ảo đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và phát triển tại Việt Nam cách đây đã gần 10 năm nay. Văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp mới khởi nghiệp không phải đầu tư hạ tầng cơ sở vật chất ngay từ ban đầu.
Nếu bạn đầu tư hạ tầng cho một văn phòng đi thuê toàn bộ từ đầu về các trang thiết bị sản phẩm nội thất văn phòng từ vài triệu đến vài chục triệu, thậm chí là hàng tỷ đồng. Nhưng khi thuê một văn phòng ảo mức phí bỏ ra chỉ từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng.
Văn phòng ảo là dịch vụ giúp bạn tăng doanh thu và giảm chi phí bằng cách hiện diện doanh nghiệp của mình tại một địa chỉ chuyên nghiệp và sang trọng. Hay nói một cách khác, văn phòng ảo chính là dịch vụ cho thuê địa chỉ để: Làm đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, làm văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch, nơi nhận bưu thư - bưu phẩm...
Ngoài ra, để mở rộng và thu hút thêm khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, tại Việt Nam còn bao gồm cả dịch vụ: cho thuê phòng họp, cho thuê bàn làm việc, cho thuê phòng tiếp khách, các dịch vụ tư vấn, thông dịch viên…
Với đặc điểm và tính chất của văn phòng ảo, nên chỉ có một số nhóm nghề kinh doanh dịch vụ mới có thể sử dụng. Các doanh nghiệp có vốn không nhiều, doanh nghiệp có quy mô nhỏ như gia đình hoặc ít nhân viên, doanh nghiệp hoạt động online.
Tiếp đến là tâm lý người mua hàng và sử dụng dịch vụ, khi bạn sử dụng dịch vụ của ai đó là dựa vào cơ sở của niềm tin về chất lượng, giá cả, bạn sẽ tin tưởng hơn khi họ có địa chỉ kinh doanh cụ thể, rõ ràng thuộc sở hữu của chính công ty. Do đó, đơn vị kinh doanh khi lựa chọn giữa việc thuê văn phòng để đầu tư vẫn nhiều hơn so với những đơn vị thuê văn phòng ảo.
Một khía cạnh khác đó là Bên cạnh những đơn vị kinh doanh làm ăn chân chính, hiện còn có không ít những cá nhân, đơn vị lợi dụng hoạt động các văn phòng ảo để trục lợi, lừa đảo chiếm đoạt tài sản của khách hàng.
Với vai trò là khách hàng, nếu không tìm hiểu thì họ không thể biết được đơn vị đó đang thuê văn phòng ảo hay không. Bởi đơn vị thuê văn phòng ảo được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; khi có nhu cầu tiếp đón đối tác, được bố trí phòng họp, bàn ghế, đồ uống, trình chiếu lô-gô,…
Cuối cùng là nhân tố tác động đến ý định thuê văn phòng ảo của các doanh nghiệp đó là vị trí, sự linh hoạt và ứng dụng công nghệ của văn phòng ảo cho thuê.
Vị trí văn phòng là nhân tố khá quan trọng khi kinh doanh cho thuê văn phòng ảo, bởi vì đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa khi thuê văn phòng ảo, đây chính là văn phòng đại diện của doanh nghiệp, là hình ảnh của doanh nghiệp. Do vậy, chọn lựa vị trí để khai thác dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là một trong những yếu tố quyết định sự thành công
Sự linh hoạt về địa điểm đòi hỏi các đơn vị cho thuê văn phòng ảo có nhiều chi nhánh tại các quận trong thành phố hoặc tại nhiều thành phố lớn để các đơn vị thuê có thể linh hoạt sử dụng.
Việc trang bị và bố trí văn phòng ảo cần theo xu hướng hiện đại, có nhiều không gian phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau, và họ có thể dễ dàng thay đổi sử dụng theo nhu cầu từng ngày, thậm chí từng giờ.
Nếu bạn cần tư vấn về thiết kế văn phòng hiện đại nhằm mang lại hiệu quả lao động cho các nhân viên của mình, hãy liên hệ với tôi theo số điện thoại 090 329 5000